5W2H: Como Usar Essa Técnica Poderosa!

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Em um mundo cada vez mais ágil e orientado por dados, empresas precisam ser rápidas, claras e eficientes em suas decisões. Para isso, a técnica 5W2H se tornou uma das ferramentas mais práticas e acessíveis para melhorar processos, integrar equipes e planejar projetos de tecnologia.

Mas afinal, o que é 5W2H? Como aplicar no dia a dia? E por que grandes nomes da administração de empresas recomendam essa abordagem? Vamos entender tudo isso neste post!

O que é a técnica 5W2H?

O 5W2H é um método de gestão que facilita a análise, planejamento e execução de qualquer tarefa, respondendo a 7 perguntas-chave:

  • What (O quê?)

  • Why (Por quê?)

  • Where (Onde?)

  • When (Quando?)

  • Who (Quem?)

  • How (Como?)

  • How much (Quanto custa?)

Essa metodologia nasceu da busca por simplicidade e objetividade no gerenciamento de projetos e processos, sendo amplamente utilizada por grandes empresas como Toyota, GE e Amazon.

Por que o 5W2H é tão importante?

Segundo Peter Drucker, considerado o “pai da administração moderna”, “o que pode ser medido, pode ser melhorado”. O 5W2H atua exatamente nesse ponto: transformar ideias em planos práticos e mensuráveis.

Além disso:

  • Melhora a comunicação entre equipes multidisciplinares (especialmente em TI e operações);

  • Aumenta a transparência nas decisões;

  • Dá suporte a projetos ágeis e tradicionais;

  • Ajuda no alinhamento entre tecnologia, processos e pessoas.

Como aplicar o 5W2H no seu projeto?

A aplicação é simples — e muito poderosa:

  1. Defina o objetivo (What): O que exatamente você quer resolver ou criar?

  2. Entenda a razão (Why): Por que isso é importante? Qual valor gera?

  3. Determine o local (Where): Onde o projeto acontecerá? É físico, online ou híbrido?

  4. Defina o prazo (When): Qual é o deadline para cada etapa?

  5. Delegue funções (Who): Quem será responsável por cada atividade?

  6. Descreva o processo (How): Como as tarefas serão executadas? Qual metodologia usar (Scrum, Kanban, etc.)?

  7. Calcule os custos (How much): Qual o orçamento necessário?

Exemplo prático: Melhorar a experiência do usuário no site da empresa

Pergunta Resposta
What Melhorar a navegação no site.
Why Aumentar a taxa de conversão em 15%.
Where Site institucional.
When Em até 3 meses.
Who Equipe de UX/UI + Devs Frontend.
How Mapear jornada, criar protótipos e realizar testes A/B.
How much R$ 12.000,00 para ferramentas e horas de consultoria.

 

Dicas extras para usar o 5W2H com times de tecnologia

  • Seja visual: use quadros, mapas mentais ou ferramentas de gestão visual.

  • Revise periodicamente: o 5W2H é um documento vivo! Atualize sempre que houver mudanças no projeto.

  • Envolva o time: incentive todos a preencherem juntos o quadro 5W2H. Isso aumenta o engajamento e a clareza.

🚀 Bônus: Melhore sua gestão usando 5W2H com OKRs

Que tal combinar o 5W2H com a definição de Objetivos e Resultados-Chave (OKRs)? Essa dobradinha é matadora para empresas que querem escalar de forma organizada.

Conclusão

Aplicar o 5W2H é simples, rápido e pode transformar completamente a maneira como sua empresa organiza projetos de tecnologia, processos internos e gestão de pessoas.

Como disse W. Edwards Deming, outro gigante da administração:
“Sem dados, você é apenas mais uma pessoa com uma opinião.”
O 5W2H ajuda você a coletar, organizar e agir com base nos dados certos!

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